Quali sono le migliori prassi per garantire la corretta attuazione delle normative GDPR nelle PMI europee?

Aprile 8, 2024

Navigare nel mondo della protezione dei dati personali può essere una sfida, specialmente per le piccole e medie imprese (PMI) che non hanno a disposizione risorse dedicate. In Europa, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) ha introdotto nuove obbligazioni per tutte le organizzazioni che trattano dati personali, aumentando sia la complessità della gestione della privacy sia le potenziali sanzioni per i trasgressori. Ecco una guida alle migliori prassi per garantire la corretta attuazione delle normative GDPR nelle PMI europee.

1. Nomina di un Data Protection Officer (DPO)

Secondo l’Art. 37 del GDPR, la nomina di un Data Protection Officer (DPO) è obbligatoria in determinate condizioni. Il DPO è una figura chiave nel sistema di protezione dei dati personali in un’organizzazione, avendo il compito di supervisionare la conformità alle norme sulla privacy e di essere il punto di contatto con l’autorità di controllo, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali. Anche se la vostra organizzazione non è tenuta a nominare un DPO, può essere comunque utile avere una figura con responsabilità specifiche in materia di privacy.

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Per le PMI, la nomina di un DPO può essere un investimento significativo, ma ci sono diverse opzioni disponibili. Il DPO può essere un dipendente o un consulente esterno, a tempo pieno o part-time. La cosa importante è che abbia le competenze necessarie e che sia in grado di svolgere le sue funzioni in maniera indipendente.

2. Adozione di misure di sicurezza adeguate

La protezione dei dati personali non riguarda solo il rispetto di regole burocratiche, ma richiede anche l’adozione di misure di sicurezza adeguate. Secondo l’Art. 32 del GDPR, il titolare del trattamento deve implementare "misure tecniche e organizzative adeguate" per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.

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Questo significa che non esiste una "taglia unica" quando si tratta di sicurezza dei dati. La scelta delle misure di sicurezza deve prendere in considerazione la natura dei dati trattati, il contesto del trattamento, il rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche e i costi di implementazione. Le misure potrebbero includere, ad esempio, la crittografia dei dati, la realizzazione di backup regolari, la limitazione dell’accesso ai dati ai soli soggetti autorizzati e la formazione del personale.

3. Gestione dei consensi e dei diritti degli interessati

Uno degli aspetti più noti del GDPR è il rafforzamento dei diritti degli interessati, cioè delle persone fisiche cui si riferiscono i dati personali. Questi diritti includono il diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione ("diritto all’oblio"), di limitazione del trattamento, di portabilità dei dati e di opposizione al trattamento.

Per rispettare questi diritti, è necessario prima di tutto essere in grado di dimostrare di avere un titolo valido per il trattamento dei dati personali. In molti casi, questo titolo sarà il consenso dell’interessato, che deve essere libero, specifico, informato e univoco. Le organizzazioni devono quindi mettere in atto procedure per raccogliere e gestire i consensi in modo conforme alle norme.

4. Realizzazione di un registro delle attività di trattamento

Il GDPR introduce l’obbligo per i titolari del trattamento di tenere un registro delle attività di trattamento dei dati personali. Questo registro deve contenere informazioni dettagliate su ciascuna attività di trattamento, tra cui le finalità del trattamento, la descrizione delle categorie di dati e dei destinatari dei dati, le eventuali trasferimenti di dati a paesi terzi, i tempi previsti per la cancellazione dei dati e una descrizione generale delle misure di sicurezza adottate.

Per le PMI, la realizzazione di un registro delle attività di trattamento può sembrare un compito arduo. Tuttavia, può essere un utile strumento di gestione della privacy, che aiuta a tenere sotto controllo le proprie operazioni di trattamento dei dati e a dimostrare la propria conformità in caso di un controllo da parte dell’autorità di protezione dei dati.

5. Attivazione di un meccanismo di risposta ai data breach

Infine, ma non meno importante, il GDPR introduce l’obbligo di notificare all’autorità di protezione dei dati e, in alcuni casi, anche agli interessati, le violazioni dei dati personali (o data breach) che possono comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Le notifiche devono essere effettuate entro 72 ore dalla scoperta della violazione.

Per rispettare questo obbligo, le PMI devono mettere in atto procedure per rilevare, segnalare e gestire i data breach. Queste procedure dovrebbero includere, ad esempio, la nomina di una persona responsabile per la gestione dei data breach, la realizzazione di una procedura di valutazione del rischio e la preparazione di un piano di comunicazione con l’autorità di protezione dei dati e con gli interessati.

6. Responsabilità del Titolare e del Responsabile del Trattamento

La responsabilità del trattamento dei dati personali in una PMI può essere divisa tra il Titolare del Trattamento e il Responsabile del Trattamento. Il Titolare del Trattamento è l’entità che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali, mentre il Responsabile del Trattamento è l’entità che tratta i dati per conto del Titolare. Le responsabilità di ciascuno sono dettagliate nel GDPR e possono variare a seconda della dimensione dell’impresa e della natura dei dati trattati.

Per le PMI, è importante che queste due figure siano ben definite e che le loro funzioni siano chiare. Questo non solo aiuta a garantire la conformità al GDPR, ma può anche contribuire a migliorare l’efficienza del trattamento dei dati. Ad esempio, il Responsabile del Trattamento può concentrarsi sulle operazioni quotidiane relative ai dati, mentre il Titolare del Trattamento può concentrarsi sulla strategia complessiva di gestione della privacy e sulla relazione con l’Autorità di Controllo.

7. Applicazione dell’Intelligenza Artificiale nella Protezione dei Dati

L’avanzamento tecnologico ha portato all’adozione dell’intelligenza artificiale (IA) in vari settori, incluso il settore della privacy e della protezione dei dati. L’IA può aiutare le PMI a garantire una maggiore conformità al GDPR in vari modi, ad esempio automatizzando la raccolta e la gestione dei consensi, rilevando e segnalando i data breach, o analizzando i dati per individuare potenziali rischi per la privacy.

Tuttavia, l’uso dell’IA nella protezione dei dati presenta anche delle sfide. Ad esempio, il GDPR richiede che i soggetti coinvolti nel trattamento dei dati personali siano in grado di spiegare le decisioni prese da sistemi automatizzati, il che può essere difficile con alcune forme di IA. Inoltre, l’IA può comportare rischi per la privacy, ad esempio se viene utilizzata per profilare gli individui o per prendere decisioni che hanno un impatto significativo sulla vita delle persone.

Per questo motivo, le PMI che intendono utilizzare l’IA per il trattamento dei dati personali devono prendere in considerazione non solo i benefici, ma anche i rischi associati. È importante, quindi, che si adottino misure per garantire che l’uso dell’IA sia conforme al GDPR, ad esempio effettuando valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e implementando principi di privacy by design e by default.

Conclusione

Attuare il GDPR nelle PMI europee non è un compito semplice, ma è essenziale per la protezione dei dati personali e per evitare pesanti sanzioni. Le migliori prassi descritte in questo articolo, dalla nomina di un DPO, all’adozione di misure di sicurezza adeguate, alla gestione dei consensi e dei diritti degli interessati, alla realizzazione di un registro delle attività di trattamento, all’attivazione di un meccanismo di risposta ai data breach, alla definizione delle responsabilità del titolare e del responsabile del trattamento, fino all’applicazione dell’intelligenza artificiale, possono contribuire a guidare le PMI in questo percorso.

Tuttavia, ogni PMI è unica, e ciò che funziona per una potrebbe non funzionare per un’altra. Le PMI devono quindi adottare un approccio su misura, che tenga conto delle loro specifiche esigenze e circostanze. Ricordate, il rispetto del GDPR non è solo una questione legale, ma può anche essere un’opportunità per migliorare le proprie operazioni e costruire la fiducia con i propri clienti.